The Experience Edge #2: Als alle Rätsel gelöst waren

von Bettina Volkens, Mitbegründerin von great2know, ehemalige Personalvorstand der Deutschen Lufthansa AG

Als die Corona-Pandemie begann, hatte ich gerade die Lufthansa verlassen. Wir haben Puzzles gemacht. Die ganze Familie gemeinsam, bis wir jedes Puzzle und jedes Spiel mehr als einmal durchgespielt hatten. Das mag für jemanden, der sechseinhalb Jahre im Vorstand tätig war, unscheinbar klingen. Doch ich habe diese Zeit als etwas wirklich Wertvolles empfunden. Zum ersten Mal seit Jahren war ich einfach nur da – für meine Familie, für Dinge, für die man als Vorstandsmitglied keine Zeit hat. Ich übernahm den Vorsitz eines gemeinnützigen Vereins, half an der Schule meiner Kinder und engagierte mich ehrenamtlich.

Und ich dachte mir: Was werde ich nun eigentlich mit meiner Zeit anfangen?

Das ist eine Frage, die man sich in einer solchen Rolle selten ernsthaft stellen kann. In Ihrem Berufsleben wissen Sie immer, was als Nächstes kommt. Danach weiß man es plötzlich nicht mehr. Ich habe das als Gelegenheit gesehen, ehrlich in mich hineinzuhören: Was gibt mir eigentlich Energie? Was macht mir Spaß? Die Frage war nicht, worin ich gut war – das wusste ich bereits. Die Frage lautete: Was möchte ich eigentlich?

Dinge ausprobieren, ohne sich festzulegen

Was folgte, war eine Phase des Experimentierens. Ohne dass ein genauer Plan dahinterstand.

Ich wurde gefragt, ob ich in Aufsichtsräte eintreten wolle. Ich bejahte dies. Ich übernahm Beratungsmandate. Mir wurde schnell klar, dass ich nicht wirklich nur Berater sein möchte. Oder zumindest nicht ausschließlich.

Ich habe mich nie an Headhunter gewandt. Das war mir von Anfang an klar. Natürlich wurde ich angesprochen – das passiert immer, wenn man eine solche Position innehat. Aber ich wollte nicht einfach in die nächste „Tretmühle“ steigen, und auch mein Mann hatte sich diesbezüglich sehr deutlich ausgedrückt: „Mach das nicht noch einmal.“ Wenn man aus einer Vorstandsposition kommt, ist der Wechsel in eine vergleichbare DAX-Position nicht so einfach – ich kenne eigentlich niemanden in diesem Alter, bei dem das geklappt hat. Daher war mir klar, dass dies keine Option war.

Was ich anderen in einer ähnlichen Situation empfehlen würde: Nehmen Sie sich Zeit, um verschiedene Möglichkeiten auszuprobieren, ohne sich zu schnell festzulegen. Es gibt Menschen, die sich sofort an einen Headhunter wenden und signalisieren, dass sie unbedingt wieder in den Beruf einsteigen müssen. Das kann sich rächen – man merkt schnell, wenn jemand verzweifelt ist. Natürlich: Wenn Sie finanziell darauf angewiesen sind, müssen Sie sich umsehen, und vielleicht können Sie nach dem dritten Angebot nicht mehr ablehnen. Aber wenn das nicht der Fall ist – müssen Sie nicht nervös sein. Das ist ein Privileg, das es sich lohnt zu nutzen.

Die Mitgliedschaft im Vorstand ist eine Aufgabe

Etwas, das mir geholfen hat und das ich Ihnen gerne schon frühzeitig mit auf den Weg geben möchte: Die Mitgliedschaft im Vorstand ist eine Rolle. Die Person dahinter ist eine ganz andere Sache.

Das klingt selbstverständlich. Ich glaube jedoch nicht, dass dies für viele Menschen der Fall ist. Plötzlich haben Sie keinen Chauffeur mehr, kein Büro. Sie werden nicht mehr zu Veranstaltungen eingeladen, da Sie zuvor aufgrund Ihrer Position auf der Gästeliste standen. Das geschieht sehr schnell, und es kann schwierig sein, wenn Sie Ihre Identität zu sehr mit dieser Funktion verknüpft haben.

Ich habe diese Unterscheidung – zwischen Rolle und Person – stets im Hinterkopf behalten. Deshalb fiel mir der Übergang nicht schwer.

Ich wurde gebeten, das Unternehmen zu verlassen – das sage ich ganz offen. Es gab keine gemeinsame Strategie im Hinblick auf einen größeren Arbeitskonflikt, und wenn diese fehlt, ist eine Trennung die logische Konsequenz. Wir haben uns nicht im Streit getrennt; das war mir wichtig, und ich habe mich darum bemüht. Ein Satz, den mein damaliger Geschäftsführer einmal zu mir sagte, ist mir seitdem im Gedächtnis geblieben: „Was man nicht ändern kann, kann man nicht ändern.“ Das klingt einfach, aber darin steckt viel – man sollte seine Energie nicht damit verschwenden, zurückzublicken, sondern sich fragen: Was kann ich jetzt gestalten?

Ich glaube, letztendlich kommt es auf die Persönlichkeit an. Diejenigen, die schon immer wussten, dass die Rolle nur eine Rolle ist und die Person etwas ganz anderes – die finden schneller heraus, was als Nächstes kommt. Diejenigen, die beides miteinander verwechselt haben, brauchen mehr Zeit. Und das ist völlig in Ordnung. Diese Zeit lohnt es sich, sich zu nehmen.

Die zufällige Gründung

Ich hatte mein Start-up nicht geplant. Ich traf mich mit einer ehemaligen Kollegin von der Lufthansa – sie war dort für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und den Wissenstransfer zuständig gewesen. Ich wollte mehr über diese Themen erfahren. Sie erzählte mir von einer Idee, die sie schon seit einiger Zeit im Kopf hatte: eine skalierbare Lösung für einen Prozess, den wir bei der Lufthansa früher analog abgewickelt hatten. Bei Führungswechseln organisierten wir strukturierte Gespräche mit den Vorgängern – damit das Wissen erhalten blieb und nicht mit der Person das Unternehmen verließ. Es gab zwar bereits Technologieplattformen, die etwas Ähnliches anboten, doch diese waren zu teuer. Und da dachte ich mir: Was für eine Idee! Ganze Generationen der Nachkriegszeit gehen in den Ruhestand, all dieses Wissen verschwindet aus dem Unternehmen – lassen Sie uns ein Unternehmen gründen.

Ohne wirklich zu wissen, was das bedeutete. Das kann ich heute sagen. Es gab schwere Zeiten, und es gibt sie immer noch. Aber ich würde es wieder genauso machen.

Bei der Lufthansa habe ich Dinge immer etwas früher in Angriff genommen als andere – ich habe bereits 2014 „New Work“-Konzepte eingeführt, noch bevor überhaupt jemand darüber sprach; ich habe individuelle Boni abgeschafft, als erst zweites Unternehmen in Deutschland. Diese Intuition – dass etwas von Bedeutung sein wird, noch bevor alle anderen es erkennen – hatte ich schon damals. Ich wollte kein Start-up gründen. Das stand nie auf meiner Agenda. Ich wollte ein Thema vorantreiben – und das Start-up erwies sich als die richtige Form dafür.

Warum dieses Thema gerade jetzt von dringender Bedeutung ist

In den meisten Unternehmen ist ein Großteil des Wissens undokumentiert – in manchen Branchen sind es 80, manchmal sogar 90 Prozent. Das Wissen, auf das es tatsächlich ankommt, befindet sich in den Köpfen der Menschen: wie Entscheidungen tatsächlich getroffen werden, welche Prozesse auf dem Papier existieren, in der Praxis jedoch ganz anders gelebt werden, was beim letzten Großprojekt schiefgelaufen ist. Wenn diese Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, geht das Wissen mit ihnen verloren.

Das war bereits zuvor ein Problem. Die Vorstände haben es jahrzehntelang unterdrückt. Und dies führte zu Kostenüberschreitungen, langen Einarbeitungszeiten und sich ständig wiederholenden Fehlern.

Mit dem Aufkommen von KI-Agenten spitzt sich diese Situation nun wirklich zu. Viele Unternehmen laden ihre dokumentierten Prozesse in KI-Systeme hoch – und sind überrascht, wenn es nicht wie erhofft funktioniert. Der Grund dafür ist, dass die schriftlich festgehaltenen Prozesse oft nicht mit den tatsächlich gelebten Prozessen übereinstimmen. „Garbage in, garbage out“ – und die KI verstärkt diesen Effekt noch.

Bei great2know bauen wir ein Unternehmensgedächtnis auf. Auf Interviews basierend und KI-gestützt – ein KI-Moderator strukturiert die Gespräche, kategorisiert das Wissen und führt es in das System ein. Dokumente sind zwar nicht unwichtig, doch das eigentliche Wissen befindet sich meist an anderer Stelle. Bereits 28 Unternehmen arbeiten mit uns zusammen. Der Markt beginnt gerade erst, das Problem zu erkennen.

Was ich nicht weitergeben würde

Nehmen Sie sich Zeit. Wirklich. Sich Zeit zu nehmen, klingt passiv – ist es aber nicht, nicht wirklich. Es ist eine bewusste Entscheidung, dem Druck zu widerstehen, sofort wieder irgendwo Fuß zu fassen.

Probieren Sie Dinge aus, ohne sich festlegen zu müssen. Was gibt Ihnen Energie? Das ist die wichtigere Frage als: Worin bin ich gut?

Machen Sie sich bewusst, dass Sie eine Rolle gespielt haben – und dass die Person dahinter auch dann noch existiert, wenn die Rolle nicht mehr da ist.

Und falls Sie gebeten wurden, zu gehen: Gönnen Sie sich den Raum, dies zu verarbeiten. Es ist ein anderer Ausgangspunkt als ein Weggang aus eigenem Antrieb. Beide Wege führen letztendlich zum selben Ziel – doch die Wege dorthin sind unterschiedlich, und dieser Unterschied verdient es, ernst genommen zu werden.

Was man nicht ändern kann, kann man eben nicht ändern. Das ist ein sehr guter Ausgangspunkt für fast alles.

Bettina Volkens war sechs Jahre lang als Vorstandsmitglied der Deutschen Lufthansa AG für die Bereiche Personal und Recht zuständig – und begleitete dabei einige der intensivsten Tarifverhandlungen und Umstrukturierungsphasen in der Unternehmensgeschichte. Zuvor hatte sie Führungspositionen bei der Deutschen Bahn AG inne. Heute ist sie Mitbegründerin und Geschäftsführerin von great2know, einer Plattform für KI-gestützten Wissenstransfer, und Mitglied in mehreren Aufsichtsräten.